Учитывая, что размеры предприятий в форме акционерных обществ, как правило, внушительные, а передача дел - процесс трудоемкий, новоиспеченному генеральному директору стоит назначить исполнителей, ответственных за подготовку дел к передаче. В приказе о создании такой комиссии хорошо бы определить дату представления всех необходимых документов. В состав комиссии кроме заместителя и 2 - 3 ответственных работников компании желательно ввести еще и доверенное лицо, "глаза и уши" директора.
Обезопасить нового гендиректора от неприятностей поможет и максимально полный перечень передаваемых дел (и, соответственно, документов). Чем он полнее, тем меньше риски руководителя.
Какие именно документы следует указать? Как правило, список формируется с учетом обязательных к хранению в АО документов: устав со всеми изменениями и дополнениями, внутренние документы общества, годовые отчеты, документы бухгалтерского учета.
Однако практика показывает, что перечисленных в законе документов недостаточно для полноценной передачи дел. К обязательному списку стоит добавить:
1) приказы о назначении материально-ответственных лиц;
2) список лиц, имеющих право подписи на финансовых документах (банковские карточки) ;
3) печати и штампы АО;
4) документы, подтверждающие законность занимаемого компанией помещения;
5) список сотрудников;
6) приказы о принятии на работу и трудовые договоры;
7) приказы об установлении лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации, а также о порядке доступа к ней;
8) список всех открытых счетов;
9) отчет о порядке исполнения рекомендаций аудиторов и требований контролирующих органов;
11) действующие договоры, заключенные на длительный срок (список + оригиналы договоров) ;
12) незавершенные договоры.
Единственный способ понять реальную ситуацию на предприятии - "сфотографировать" финансовое и имущественное состояние. Другими словами, провести полную инвентаризацию по состоянию на момент передачи дел. Для этого необходимо отдельным приказом создать комиссию в составе главбуха, экономиста и всех материально ответственных лиц. В приказе обозначаются сроки проведения мероприятия и дата представления инвентаризационных ведомостей.
В процессе инвентаризации вполне может выясниться, что не хватает не только списанного имущества, но и других принадлежащих компании активов. Если установить виновных невозможно или суд откажет во взыскании с них убытков, придется списать потери от недостачи имущества и его порчи на финансовые результаты организации.
Итак, исполнители назначены, возможность подтасовки документов исключена, дела к передаче определены, а имущество компании "сфотографировано".
Такой простой прием сберег нервы уже не одному руководителю в ситуациях, когда вдруг всплывал документ, составленный задним числом. Все собранные для передачи новому директору документы нужно прошить, а прошивку заверить подписью доверенного лица. По сути, такая фиксация будет доказательством отсутствия вины руководителя в решениях, принятых до его прихода.
Мероприятия по контролю системы документооборота преследуют все ту же цель - предотвратить возможность создания задним числом каких-либо документов на предприятии. Бывает, что в компании вообще нет четкой системы документооборота. В этом случае новому генеральному директору следует установить такую систему приказом. Причем очень важно ознакомить с приказом всех сотрудников компании - что называется, "под подпись", т. е. каждый, прочитав его, подписью удостоверяет, что прочитал, все понял и готов исполнять. Таким образом, при новой системе документооборота исключается возможность принятия к исполнению документов, датированных предшествующим дате приема дел числом.
Если же существующая в компании система документооборота достаточно прозрачна, то она не меняется, но учет документов со дня приема дел следует начать новый: новые реестры, новые подшивки документов. Это также оформляют отдельным приказом (приказ о системе документооборота и об учете документов).
После того как документооборот поставлен по всем правилам, наступает черед работы с доверенностями. Все выданные ранее доверенности обязательно должны быть отозваны, чтобы не допустить совершения поверенными каких-либо юридических действий от имени компании без ведома только что вступившего в должность генерального директора. Для этого необходимо издать приказ об отмене всех доверенностей, выданных на предприятии и действовавших на момент вступления в должность генерального директора, согласно реестру доверенностей (если такой велся).
Поскольку доверитель обязан известить об отмене доверенности лиц, для представительства перед которыми она была выдана, сообщение об отмене доверенностей (со ссылкой на приказ) нужно опубликовать в СМИ.
После того как новый руководитель прикрыл свои тылы и с этой стороны, стоит выдать новые доверенности. Оформлять их можно только с ведома и за подписью нового генерального директора. Практика показывает, что в таких случаях лучше начать новый реестр доверенностей.
На этом же этапе очень важно позаботиться и о замене банковских карточек, которые являются ключом к расчетным счетам предприятия. В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по счету должна быть представлена новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи. Карточка с образцами подписей и оттиска печати должна быть заверена нотариально.
Юридические риски, вытекающие из договоров, почему-то редко попадают в инвентаризационные ведомости. Очень важно выявить текущие и потенциальные юридические обязательства и риски предприятия, для чего нужно провести ревизию действующих договоров. Стоит составить их перечень с кратким указанием текущих и возможных обязательств и связанных с этим рисков предприятия. В таком же порядке проводится ревизия всех остальных обязательств предприятия перед третьими лицами.
Теперь, после проведения всех этих мероприятий, новый руководитель может принимать дела. В произвольной форме составляется акт приема-передачи дел. Документ подписывается бывшим генеральным директором (сдающим дела) и вновь вступившим (принимающим дела).
Юридическая формула документа может быть такой: "Мы, нижеподписавшиеся, настоящим актом подтверждаем, что в связи со сменой генерального директора ОАО (название компании) , г-н (ФИО) , назначенный на должность генерального директора решением совета директоров ОАО от (дата) , принял, а г-н (ФИО) , уволенный с должности генерального директора ОАО решением совета директоров ОАО от (дата) , передал следующие дела (документы) ".
Дальше следует полный перечень документов (дел) в виде таблицы с такими графами: порядковый номер, название документа (дела) , наличие/отсутствие документа, оригинал/копия, количество листов, примечания.
В акте обязательно нужно отметить все выявленные при инвентаризации нарушения.
После благополучного принятия дел настает черед поставить в известность о новом назначении тех, с кем компания контактирует: официальные органы и контрагентов.
Уведомления о смене генерального директора, в первую очередь, должны быть направлены в ИМНС, внебюджетные фонды по месту учета предприятия и его филиалов, а также во избежание недоразумений основным контрагентам.
Сами уведомления направляются в виде письма за подписью нового генерального директора с оттиском печати компании.
Надеемся, что такая скрупулезная процедура передачи дел позволит руководителям безопасно принять дела, увидеть реальную картину дел на предприятии и оградить себя от ответственности за чужие промахи и ошибки.
До п.3: Если установить виновных невозможно или суд откажет во взыскании с них убытков,
ага, ждать годы пока суд, а потом в должность входить.
До п.4: Все собранные для передачи новому директору документы нужно прошить, а прошивку заверить,
бггггггггггггггггггггггггггггггг, сразу видно что адвокат писал: на производстве чтоб всё прошить нужно отдельное производство запускать
До п.8: Легче расписаться на копиях чем прошивать
До п.8: Теперь, после проведения всех этих мероприятий, новый руководитель может принимать дела,
да-да, акционеры будут ждать окончания проведения этих мероприятий.
Обычно топ-менеджер меняется так: «завтра едешь, забираешь печать и начинаешь командовать!»